Regolamento

Accesso

1. L’ accesso all’ Archivio è libero e gratuito
2. Possono accedere all’ Archivio i cittadini italiani e stranieri
3. È necessario prendere appuntamento

(per le norme di accesso alla Sala di Lettura, vedi il Regolamento della Sala lettura – Biblioteca)

Norme per la consultazione

4. Per accedere alla consultazione dell’Archivio storico è necessario compilare e sottoscrivere il Modulo di autorizzazione alla consultazione archivistica, fornito dalla Fondazione Basso, contenente il testo del presente regolamento. Sul modulo andranno indicati nome e cognome, recapiti, ente o istituto per cui si svolge la ricerca, oggetto della ricerca, fondi archivistici e relative unità archivistiche di cui si richiede la consultazione.
5. L’autorizzazione alla consultazione e fruizione dei documenti è strettamente personale ed è concessa esclusivamente per motivi di studio.
6. L’utente non può utilizzare il materiale archivistico consultato per finalità non indicate nella scheda di richiesta di autorizzazione, non può cederlo ad altri e non può pubblicare, integralmente o parzialmente, documenti dell’Archivio della Fondazione Basso senza esplicita autorizzazione.
7. Non è previsto un limite massimo di richieste giornaliere; sarà compito della Fondazione valutare quanto sia possibile consegnare giornalmente all’utente, a seconda della tipologia dei fondi archivistici richiesti.
8. La documentazione in corso di consultazione può essere lasciata in deposito, avvisando i responsabili della Sala consultazione.
9. È vietato trasferire il materiale in consultazione fuori dalla sala di studio.
10. I documenti devono essere trattati con il massimo riguardo; è pertanto vietato:

• • alterare l’ordine delle carte all’interno delle unità archivistiche
  • estrarre – seppur momentaneamente – documenti dai relativi fascicoli
  • apporre sui documenti annotazioni, anche a matita
  • appoggiare fogli e schede di lavoro.

Consultabilità

11. Per ogni fondo archivistico sono indicate le norme sulla consultabilità sui relativi inventari. I fondi consultabili sono dichiarati di notevole interesse storico dalla Soprintendenza archivistica e bibliografica del Lazio; rientrano quindi nella legislazione prevista dal Codice dei beni culturali e del paesaggio (Dlgs. 42/2004 e succ. modifiche).
12. In generale sono consultabili i fondi ordinati e inventariati; sono parzialmente consultabili (a discrezione della Fondazione Basso) i fondi ancora non ordinati, per cui sia disponibile uno strumento di corredo. Le descrizioni archivistiche sono pubblicate sulla base dati on line lazio900.it e in formato Pdf sul sito istituzionale, sezione Archivio storico.
13. La documentazione è generalmente liberamente consultabile fatta eccezione per:
– i documenti dichiarati di carattere riservato ai sensi dell’ art. 125 del Codice dei beni culturali e del paesaggio
– i documenti considerati riservati dalla Presidenza della Fondazione
– i documenti per i quali il titolare o donatore ha posto come condizione la non consultabilità di tutto o di parte delle carte  (art. 127 c.2, del Codice).
14. Nella consultazione della documentazione lo studioso si impegna al rispetto delle disposizioni contenute in:

• DLGS n. 196/2003, Codice in materia di protezione dei dati personali, integrato con DLGS n. 101/2018 recante “Disposizioni per adeguamento della normativa nazionale alle disposizioni del regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo”
• Regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica, pubblicate ai sensi del DLGS n. 101/2018, art. 20, comma 4 (19 dicembre 2018)
• Codice dei beni culturali e del paesaggio (Dlgs. 42/2004 e succ. modifiche).

 Riproduzione del materiale d’archivio

15. L’utente può chiedere riproduzione in fotocopia di documenti. L’ottenimento dell’eventuale copia in formato digitale è a discrezione della Fondazione (a seconda della tipologia delle documentazione oggetto della richiesta).
16. Per l’eventuale riproduzione dei documenti, occorre chiedere apposita autorizzazione e compilare il Modulo di autorizzazione alla riproduzione di documenti.
17. L’autorizzazione alla riproduzione dei documenti è a discrezione della Fondazione, strettamente personale e concessa esclusivamente per motivi di studio.
18. Per ulteriori utilizzi (pubblicazioni su carta stampata o on line, esposizioni, ecc.) va chiesta apposita autorizzazione, specificando la destinazione, che sarà valutata dalla Fondazione.
19. Non è possibile riprodurre integralmente il contenuto di un’unità archivistica. La percentuale di quanto può essere riprodotto di un’unità archivistica varia a seconda della sua entità e della tipologia di documentazione contenuta, nonché della tipologia del complesso archivistico (fondo o raccolta documentaria). La definizione della percentuale di quanto è possibile riprodurre è valutata della Fondazione.
20. In generale non sono riproducibili documenti in cattivo stato di conservazione o contenenti informazioni sensibili.
21. Le riproduzioni con fotocamera realizzate con mezzi propri senza esplicito assenso della Fondazione non sono consentite.
22. L’utente potrà selezionare i documenti da riprodurre in fotocopia (senza estrarli dal fascicolo), da sottoporre all’approvazione dell’archivista.
23. Le copie saranno eseguite dal personale della Fondazione Basso (euro 0.20 per formato A4; euro 0.30 per formato A3).
24. In un anno solare ogni utente può richiedere – ferma restando l’osservanza del punto 19 – la riproduzione di max 300 pagine (eventuali eccezioni, in base alla tipologia documentaria richiesta, saranno valutate dalla Fondazione).
25. Le copie saranno eseguite in tempi da concordare con il personale della Fondazione; possono essere ritirate in sede o ricevute via posta ordinaria (in questo caso sarà aggiunto un rimborso spese per i costi di spedizione).
26. L’utente non può utilizzare il materiale archivistico riprodotto per finalità non indicate nella scheda di autorizzazione, non può cederlo ad altri e non può pubblicare, integralmente o parzialmente, documenti dell’Archivio della Fondazione Basso senza esplicita autorizzazione.

Norme finali

27. L’utilizzazione, in qualsiasi forma e modo, non autorizzata di materiale archivistico e documentario di proprietà della Fondazione Basso è perseguibile a termini di legge.
28. L’utente è tenuto a far pervenire alla Fondazione Basso copia o segnalazione delle pubblicazioni in cui sia stato utilizzato o citato materiale archivistico conservato nell’Archivio storico della Fondazione.
29. Il mancato rispetto delle suddette norme è perseguibile a termini di legge, ai sensi del Dl 22 gennaio 2004, n. 42 (e succ. modd.) Codice dei beni culturali e del paesaggio.
30. Ai trasgressori potrà essere ritirato temporaneamente, o definitivamente, il permesso di frequentare l’archivio, salva sempre alla Fondazione l’azione per il rifacimento di danni e per le eventuali sanzioni penali.

Regolamento in formato pdf