Règlement

Accès
L’accès aux Archives historiques est libre et gratuit.
Les citoyens italiens et étrangers peuvent y accéder
Pour accéder aux services, l’usager doit présenter une pièce d’identité avec photographie et remplir une fiche de demande de la carte.
(Pour les règles d’accès à la Salle de lecture, voir le Règlement de la Salle lecture – Bibliothèque)

Règles pour la consultation
Les fonds ordonnés et inventoriés sont consultables sur rendez-vous.
Pour la consultation de la documentation, il faut remplir et signer le formulaire d’autorisation à la consultation des archives, fourni par la Fondation Basso (disponible également en ligne) et le remettre au personnel des archives. Il faudra indiquer dans le formulaire son nom et son prénom, ses adresses, l’organisme ou l’institut pour lequel on conduit la recherche, l’objet de la recherche, les fonds d’archives et les unités d’archives y relatives dont on demande la consultation.
Il n’est prévu aucune limite maximale de demandes quotidiennes ; le personnel des archives évaluera la possibilité d’effectuer des prises de documentation, en fonction de l’entité des fascicules requis.
La documentation en cours de consultation peut être laissée en dépôt.
Les documents doivent être traités avec le plus grand soin : il est donc interdit d’altérer l’ordre des feuilles à l’intérieur des fascicules, d’apposer sur les documents des annotations, même au crayons, d’y appuyer des feuilles et des fiches de travail.
Il est interdit de transporter le matériel en consultation en dehors de la salle d’étude ; c’est le personnel des archives qui se rend à la table du chercheur qui a besoin d’informations.
L’autorisation à la consultation et à l’utilisation des documents est strictement personnelle et elle est accordée uniquement pour des raisons d’études.
L’usager n’est pas autorisé à utiliser le matériel archivistique consulté à des fins qui ne figurent pas dans la fiche de demande d’autorisation et il ne peut le céder à d’autres.
L’utilisation, sous quelque forme et modalité que ce soit, non autorisée de matériel d’archives et documentaire appartenant à la Fondation Basso est passible de poursuites légales.

Accès aux archives
La documentation est librement consultable, dans le respect des dispositions réglementées par :
– Dl 22 janvier 2004, n° 42 – Code des biens culturels et du paysage
– Dl 30 juin 2003, n* 196 – Code en matière de protection des données personnelles
ainsi que par les dispositions figurant dans le Code de déontologie et de bonne conduite pour les traitements de données personnelles à des fins historiques (Mesure du Garant, n* 8/P/2001 du 14 mars 2001, Gazzetta Ufficiale 5 avril 2001, n° 80)
Peuvent faire exception à l’accès aux archives :
– les documents à risque de détérioration physique ;
– les documents pour lesquels le titulaire peut avoir disposé le blocage des données personnelles qui ne présentent pas un intérêt public important, au cas où leur traitement devrait comporter un danger concret d’atteinte à la dignité, la confidentialité ou l’identité personnelle de l‘intéressé ;
– les documents contenant des données de nature réservée, données sensibles ou judiciaires.
La consultation à des fins historiques des documents contenant des données sensibles ou judiciaires est assujettie également aux dispositions du Code de déontologie et de bonne conduite prévues par la règlementation en matière de traitement des données personnelles.
L’usager a la responsabilité pénale et civile au titre de délits ou dommages causés à des personnes ou à des organismes suite à la diffusion de nouvelles contenues dans les documents consultés (en vertu du Dl 30 juin 2003, n° 196 Code en matière de protection des données personnelles et du Dl 29 octobre 1999, n° 490).

Règles relatives à la reproduction de documents.
Pour la reproduction en photocopie de documents, à condition qu’ils ne soient pas soumis à la limite d’accès et qu’ils se trouvent en bonnes conditions de conservation, il faut demander une autorisation expresse.
L’usager pourra sélectionner les documents à reproduire en photocopie (sans les faire sortir du fascicule), à soumettre à l’approbation de l’archiviste.
L’autorisation à la reproduction des documents est à la discrétion de la Fondation et strictement personnelle.
Les photocopies seront effectuées par le personnel de la Fondation Basso.
Il n’est prévu aucune limite par usager à la reproduction de documents; le personnel des archives évaluera les demandes : en général il n’est pas possible de reproduire intégralement le contenu d’un fascicule ; les documents en mauvais état de conservation ou contenant des informations sensibles ne sont pas reproductibles, de même que ne sont pas reproductibles intégralement les écrits inédits.
Pour les photocopies, il est prévu le paiement d’un remboursement à titre des frais (0.20 euros pour format A4 ; 0.30 euros pour format A3).
Il n’est pas consenti de procéder à la reproduction numérique effectuée avec son propre matériel, des reproductions numériques éventuelles devraient être effectuées uniquement sous le contrôle direct du personnel des archives, pour des raisons particulières (publications, etc.) et avec une autorisation spécifique.
Pour les reproductions numériques exécutées avec le matériel de la Fondation, le prix est de 0.30 euros par feuille (+ éventuellement le coût du support, 2.50 euros).
L’utilisation de la documentation pour usages commerciaux est interdite ainsi que sa cession à des tiers et sa publication, en tout ou en partie, sans autorisation explicite.
L’usager ne peut utiliser le matériel des archives reproduit à des fins qui ne figurent pas dans la fiche de demande d’autorisation et il ne peut le céder à d’autres personnes.
L’usager s’engage en outre à ne pas publier intégralement ou partiellement, sur papier imprimé ou en réseau, les documents reproduits sans autorisation explicite de la Fondation Basso.
L’utilisation, sous quelque forme et modalité que ce soit, non autorisée des matériels archivistique et documentaire appartenant à la Fondation Basse est passible de poursuites légales.

Publications et citations
L’usager a la faculté de reporter des passages des documents consultés, en en citant la source.
L’usager est tenu de faire parvenir à la Fondation Basso une copie ou une indication des publications dans lesquelles a été utilisé ou cité du matériel archivistique conservé dans les Archives historiques de la Fondation.

Le non-respect des règles citées ci-dessus est susceptible de poursuites conformément à la loi, en vertu du Dl 22 janvier 2004, n° 42, Code des biens culturels et du paysage, en vertu de l’article 10 de la Loi 5 juillet 2002, n° 137 (publié dans la GU, n° 45, 24 janvier 2004).
Il pourra être retiré aux contrevenants, temporairement ou définitivement, le permis de fréquenter les archives, toujours sous réserve pour la Fondation Basso d’intenter l’action d’indemnisation des dommages et les éventuelles poursuites pénales.